Hace muchos años, cuando todavía trabajaba por cuenta ajena, aprendí una de esas lecciones que prefieres aprender viendo cómo le ocurre a otro proyecto y no al tuyo.
Teníamos una actividad en la playa.
Todo preparado.
Grupo, materiales, staff, dinámica…
Faltaba una cosa.
Los permisos.
El responsable había decidido no tramitarlos.
Y aquella vez la jugada no salió bien.
Cuando trabajas en un espacio público, no estás solo
Organizar una actividad en una playa, un parque o cualquier otro espacio público tiene una diferencia importante respecto a trabajar en un espacio privado:
no basta con que el cliente quiera hacerlo allí.
Dependiendo del lugar, del municipio, del tipo de actividad y de la ocupación prevista, pueden ser necesarias distintas autorizaciones.
Y durante el evento pueden ocurrir varias cosas.
Puede que nadie aparezca.
Puede haber una inspección relacionada con la autorización solicitada.
O simplemente puede pasar un agente, ver a un grupo haciendo una actividad y preguntar qué está ocurriendo allí.
La cuestión es bastante sencilla:
si te piden los permisos, hay que poder enseñarlos.
El coste existe, aunque al cliente no siempre le guste
Los permisos pueden incrementar de manera importante el coste de una actividad, especialmente cuando hablamos de playa o de determinadas ocupaciones de espacio público.
Y eso genera a veces una conversación complicada.
Porque para un grupo pequeño puede parecer desproporcionado pagar determinados costes administrativos simplemente para realizar una actividad durante unas horas.
Lo entiendo.
Pero que algo resulte caro no hace que deje de ser necesario.
Siempre que podemos, trabajar desde una base náutica o una instalación preparada para este tipo de actividades facilita muchísimo las cosas.
El problema es que los eventos no siempre ocurren donde a nosotros nos conviene.
Muchas veces el cliente celebra su convención en otro lugar y somos nosotros quienes tenemos que desplazarnos y adaptar la producción al espacio elegido.
Y después están los metros cuadrados
Otra de las partes que parece sencilla hasta que empiezas a gestionarla:
¿cuánto espacio vas a ocupar realmente?
Hay que calcularlo con bastante precisión.
Y después aparece la realidad de los eventos.
Se incorporan participantes.
Cambia el número de equipos.
Necesitas redistribuir una actividad.
O unos días antes el cliente te comunica que finalmente vendrán más personas.
Y modificar una autorización ya tramitada puede no ser posible con tan poco margen.
Hace no mucho nos ocurrió precisamente algo parecido.
Durante una inspección comprobaron que estábamos ocupando más metros cuadrados de los inicialmente solicitados.
En nuestro caso pudimos explicar que se debía a un aumento de participantes de última hora y mostrar un documento firmado por el cliente donde constaba ese cambio.
El inspector aceptó nuestra explicación.
Pero hay algo importante:
eso no significa que una explicación sustituya a un permiso ni que siempre vaya a suceder lo mismo.
Significa que llevábamos la autorización correspondiente, podíamos explicar qué había cambiado y teníamos documentación que respaldaba lo que estábamos diciendo.
Y la diferencia es bastante grande.
Aquella vez que intentaron ahorrar salió caro.
La historia de muchos años atrás acabó de otra manera.
Ese día sí hubo una intervención y llegó una buena multa.
El argumento fue que el cliente había confirmado tarde la actividad y que ya no hubo tiempo para tramitar correctamente los permisos.
Pero quienes estábamos trabajando allí sabíamos que esa no era exactamente la historia.
La decisión había sido intentar ahorrar el coste porque en ocasiones anteriores se había trabajado sin permiso y no había ocurrido nada.
Hasta que ocurrió.
Es una lógica peligrosa en producción:
“La última vez salió bien.”
Que no haya pasado nada antes no convierte una mala decisión en una buena decisión.
Solo significa que hasta ese momento no había tenido consecuencias.
Los permisos también son parte de la actividad
Cuando un cliente contrata un team building ve principalmente la actividad.
Los retos.
Los materiales.
Los monitores.
El espacio.
Los participantes pasándolo bien.
Pero detrás existe otra parte bastante menos visible.
Permisos.
Seguros.
Horarios.
Ocupaciones.
Logística.
Transportes.
Planes alternativos.
Y un montón de decisiones que tienen que estar tomadas antes de que llegue el primer participante.
Después de más de 25 años organizando eventos, una de las cosas que tenemos claras es esta:
si un espacio requiere una autorización, hay que tramitarla.
Y si la realidad del evento cambia después, lo mejor es documentar qué ha ocurrido, informar cuando corresponda y actuar con transparencia.
No porque eso garantice que todo vaya a ser aceptado.
Sino porque entre explicar un imprevisto real y justificar una decisión que conscientemente no hiciste bien hay una diferencia enorme.
Muchas veces el participante nunca sabrá nada de todo esto.
Y probablemente sea buena señal. Quiere decir que nosotros hemos hecho nuestro trabajo antes de que él llegara.
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