Lo que aprendí la primera vez que llevé a un cliente en coche durante un evento

Recuerdo perfectamente la primera vez que tuve que llevar a un cliente y a parte de su equipo en coche durante toda una jornada de team building.

El evento era una gymkhana a motor entre Barcelona y Santa Cristina d’Aro.

Los participantes se desplazaban en sus propios coches y nosotros íbamos siguiendo el recorrido con la clienta para que pudiera ver sobre el terreno cómo había quedado aquel evento después de tanto tiempo preparándolo juntos.

Hasta aquí, todo normal.

El pequeño detalle era que conducía yo.

Y además, el coche era de su empresa.

Conduciendo con todos los sentidos arácnidos activados

No era precisamente novato con el carnet, pero debo reconocer que aquel día apareció un pequeño gusanillo.

Llevar clientes dentro del coche durante tantas horas hizo que condujera con todos mis sentidos arácnidos activados.

Iba pendiente de la carretera, del horario, del recorrido, del evento, de lo que estaba pasando alrededor y, al mismo tiempo, pensando en todas las cosas que podían salir mal.

Creo que conseguí disimularlo bastante bien.

Por dentro, no tanto.

Cuando terminó la jornada llegué bastante más tensionado de lo que había previsto.

Pero también con unas cuantas ideas muy claras.

Un evento también ocurre entre un punto y otro

Cuando organizamos actividades hablamos mucho de dinámicas, espacios, materiales, horarios o participantes.

Pero hay otra parte menos vistosa del trabajo: los desplazamientos.

Mover equipo.

Llegar a tiempo.

Recoger a alguien.

Trasladar a un cliente.

Cambiar de localización.

Y muchas veces esos momentos forman parte de la experiencia del evento exactamente igual que la actividad principal.

Aquel día hice un pequeño listado mental que, con los años, sigo teniendo bastante presente cuando hay que conducir llevando a clientes, proveedores, equipo propio o personal externo.

Mis reglas cuando llevo a alguien en el coche

No ir con prisas.

Si el horario depende de ti, deja margen. Los imprevistos aparecen sin pedir permiso y prefiero que sobren veinte minutos a tener que recuperarlos en carretera.

Preparar el recorrido antes de salir.

Hoy parece obvio porque tenemos aplicaciones que nos indican rutas, tráfico e incidencias en tiempo real.

Aquel día íbamos con mapas impresos e indicaciones escritas a mano.

Sí, ha pasado algún tiempo.

Quien conduce decide cómo se conduce.

Puedes escuchar sugerencias, pero no permitir que la presión por llegar antes cambie tu criterio al volante.

El evento puede esperar unos minutos.

La seguridad no.

No hacer esperar innecesariamente a nadie.

Cliente, proveedor o equipo.

Da igual quién contrata a quién.

Llegar a la hora también es una forma de respeto.

No correr para recuperar tiempo.

Si algo se ha retrasado, el problema se resuelve después.

Intentar recuperarlo acelerando suele ser una mala solución.

Mantener la calma dentro del coche.

Comentarios sobre el tráfico, otros conductores, el itinerario o incluso tu manera de conducir pueden aparecer.

Si vas al volante, necesitas seguir concentrado en lo que estás haciendo.

Y si aquel día no estás en condiciones, busca otra solución

Durante muchos años he preferido conducir yo mismo cuando el desplazamiento formaba parte de una actividad que estaba gestionando.

Me daba tranquilidad tener el control de esa parte de la logística.

Pero también aprendí otra cosa.

Hay días en los que lo más profesional es no conducir.

Si estás demasiado cansado, no has descansado bien o simplemente no estás en condiciones de hacerlo con seguridad, hay que buscar otra alternativa.

Porque detrás de un evento hay muchas cosas que deben salir bien.

Pero ninguna merece poner a nadie en riesgo.

Aquel día entre Barcelona y Santa Cristina d’Aro no pasó absolutamente nada.

Por suerte.

Pero llegué al final de la jornada con una lista de aprendizajes que todavía recuerdo.

Y también con la certeza de que algunas de las cosas importantes que aprendes organizando eventos no ocurren durante la actividad.

Ocurren de camino hacia ella.