Hace más de 25 años, cuando todavía trabajaba como Project Manager por cuenta ajena, nos mandaron a hacer un evento bastante lejos de Barcelona.
Muy lejos.
Íbamos dos personas y decidimos meternos entre pecho y espalda prácticamente todo el trayecto en un día, parando lo imprescindible.
La estrategia era sencilla: llegar pronto, disfrutar de una buena cena local, descansar y estar al día siguiente en condiciones de hacer un team building de escándalo.
Hasta aquí, todo perfecto.
El pequeño problema eran las dietas.
Un presupuesto pensado para otro tipo de viaje
En aquella empresa teníamos un presupuesto bastante ajustado para comidas y cenas.
Funcionaba perfectamente para la mayoría de eventos con desplazamiento de ida y vuelta en el mismo día.
Pero aquel viaje no se parecía demasiado a eso.
Después de muchas horas de carretera tomé una decisión, Juntar la partida de la comida y de la cena y permitimos comer algo bastante mejor de lo habitual.
Después de aquel trayecto, nos sentó como un auténtico incentivo.
Y sí, era una decisión personal.
Cuando volvimos expliqué exactamente lo que habíamos hecho y por qué.
Además, habíamos organizado el desplazamiento de una manera que había permitido ahorrarnos una noche de hotel.
Era una excepción, y la presentamos como una excepción.
Veinticinco años después estoy al otro lado
Recuerdo aquella historia porque con el tiempo acabé sentado en el otro lado de la mesa.
Ahora somos nosotros quienes contratamos profesionales, proveedores y colaboradores para producir eventos.
Y cuando organizas un evento aparecen muchísimos gastos concentrados en muy pocos días.
Materiales.
Desplazamientos.
Dietas.
Compras imprevistas.
Transportes.
Pequeños gastos que alguien ha tenido que asumir para conseguir que todo funcione.
Y también costes de personas que han empezado a trabajar en el proyecto mucho antes de que el cliente vea aparecer al primer participante.
Todo eso forma parte de una producción.
Por eso sabemos perfectamente que hay gastos que no estaban previstos y que, aun así, son completamente razonables.
El problema no suele estar ahí.
El problema aparece cuando empiezan las incongruencias
También es relativamente fácil caer en la tentación de meter algún gasto personal entre los costes del proyecto.
Una comida.
Un desplazamiento.
Una compra.
Algo pequeño que pensamos que nadie va a mirar demasiado.
Y probablemente muchas veces nadie diga nada.
Pero eso no significa que nadie lo haya visto.
Después de muchos años trabajando con proveedores y colaboradores he aprendido que estas pequeñas cosas tienen un efecto curioso.
El problema raramente son los euros.
El problema es la duda que aparece después.
Si esto no cuadra, ¿qué más tengo que revisar?
¿Tengo que comprobar todos los gastos?
¿Puedo dejar el próximo presupuesto en manos de esta persona con la misma tranquilidad?
Y cuando aparece esa duda, la relación cambia.
Gestionar un presupuesto también es gestionar confianza
Somos bastante flexibles con los gastos cuando ponemos un evento en manos de otras personas.
Porque sabemos lo que ocurre ahí fuera.
Sabemos que aparecen imprevistos.
Que a veces hay que comprar algo urgentemente.
Que una jornada se alarga.
Que la logística cambia.
Que lo que estaba previsto sobre el papel no siempre coincide con lo que acaba ocurriendo.
No esperamos que cada proyecto funcione como una hoja Excel perfecta.
Pero sí esperamos una cosa:
que si algo se sale de lo acordado podamos hablar de ello con absoluta normalidad.
Aquella cena de hace más de 25 años podía haberse interpretado como un gasto excesivo.
Por eso expliqué qué habíamos hecho y por qué.
No intenté esconderlo dentro de una cuenta.
Y probablemente ahí está la parte de aquella historia que todavía recuerdo.
Hay cosas bastante más caras que una cena
Después de tantos años organizando eventos, creo que gestionar bien un presupuesto no consiste únicamente en gastar poco.
También consiste en saber cuándo tiene sentido gastar, cuándo tienes que preguntar y cuándo debes explicar una decisión.
Porque detrás de cada presupuesto hay algo bastante más importante que los números.
Hay confianza.
Y recuperarla, cuando se pierde, suele resultar bastante más caro que cualquier cena.
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