Cuando empezábamos en el sector era bastante habitual hacer una cosa que seguramente muchas empresas pequeñas reconocerán.
Llegaba un proyecto para el que necesitábamos material nuevo y decidíamos renunciar a una parte del beneficio para comprarlo.
La lógica era sencilla:
quizá en este evento ganemos menos, pero el material se queda y lo amortizaremos en los siguientes.
Y funcionaba, hasta que un día hice mal las cuentas.
De cinco balsas a treinta
En aquel momento teníamos material en el almacén para construir cinco balsas.
Eso nos permitía trabajar aproximadamente con un grupo de 50 personas.
Entonces apareció un proyecto para 300 participantes.
De golpe necesitábamos 25 balsas más.
Y una balsa no consiste precisamente en juntar cuatro cosas que encuentras por el almacén.
Cada una necesitaba:
- cuatro maderos pulidos,
- cuatro cámaras neumáticas tipo camión,
- bastante cabo,
- remos,
- y chalecos para todos los participantes.
Multiplicado por 25, empezaba a ser bastante material.
Sabíamos perfectamente que aquel proyecto nos obligaría a renunciar a una parte importante del beneficio para ampliar nuestro stock.
Lo aceptamos porque pensábamos en las siguientes ventas.
El problema es que me quedé corto calculando cuánto nos iba a costar realmente.
Cuando el error económico se convierte en horas de trabajo
El evento seguía teniendo que salir.
El material había que comprarlo.
Había que prepararlo todo.
Y el presupuesto ya estaba cerrado.
Así que acabé compensando el error de una manera bastante poco sofisticada:
trabajando mucho más yo.
En condiciones normales habría contado con bastante apoyo durante las semanas previas.
Esta vez asumí personalmente una parte enorme de la producción para evitar que los costes siguieran creciendo, y fueron días bastante duros.
El evento salió bien
Y esto también forma parte de la historia.
El día del evento todo funcionó.
El cliente no tuvo por qué saber nada de lo que había ocurrido durante las semanas anteriores.
Las balsas estaban preparadas.
El material estaba allí.
La actividad salió adelante.
Desde fuera, probablemente parecía un proyecto más.
Y precisamente por eso recuerdo tanto lo que ocurrió después.
“Has perdido muchos kilos”
Una vez terminado el evento fui al aeropuerto a recoger a mi pareja, que había estado varios días fuera por trabajo.
Nada más verme me dijo que había perdido muchos kilos y que tenía la cara desencajada de cansancio.
Y tenía razón., pero no era solo cansancio.
También era el estrés acumulado durante aquella semana intentando compensar un error de cálculo sin que afectara al servicio.
Creo que ahí fui realmente consciente de lo que me había costado aquella equivocación.
No solo en euros, ya que con el tiempo, aquellas balsas se amortizaron
La parte buena es que la idea de fondo no era equivocada.
Aquel material se quedó y, con los años, hemos tenido bastantes ocasiones en las que hemos utilizado de golpe prácticamente todo aquel stock.
La inversión acabó teniendo sentido.
Lo que no tuvo sentido fue calcularla mal y pensar que el desfase podía arreglarse simplemente poniendo más horas personales.
Eso también se aprende.
Un presupuesto no solo sirve para saber cuánto vas a ganar
Con los años he entendido mejor algo que entonces sabía en teoría, pero no había sufrido de aquella manera.
Cuando presupuestas un evento no estás calculando únicamente materiales, transportes o colaboradores.
También estás calculando qué estructura necesitas para poder producirlo correctamente.
Porque si para que un proyecto sea rentable necesitas asumir personalmente una cantidad de trabajo que te deja agotado durante semanas, probablemente el cálculo no era bueno.
Aquel evento salió bien.
El cliente no percibió nuestras dificultades.
El material acabó amortizándose.
Y la empresa siguió adelante.
Pero si pudiera volver a aquella mesa donde hice los números, seguramente añadiría una línea más al presupuesto:
el coste de no tener que dejarte el alma para que las cuentas cuadren.
Ese también existe. Aunque no siempre aparezca en el Excel.
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